STRUKTUR ORGANISASI

1. FAKTOR STRUKTUR ORGANISASI

Banyak faktor-faktor yang mempengaruhi struktur organisasi. Ernie (2006), menyatakan ada 4 (empat) faktor yang mempengaruhi struktur organisasi antara lain:

Strategi Organisasi

Strategi organisasi dibuat sebagai upaya pencapaian tujuan organisasi. Oleh karena itu, jika struktur organisasi dibentuk sebagai jalan untuk pencapaian tujuan maka struktur organisasi pun selayaknya sejalan dengan strategi organisasi. Maka, jika terjadi perubahan pada strategi organisasi akan berdampak pula pada perubahan struktur organisasi.

Skala Organisasi

Organisasi dapat dibedakan skalanya menurut berbagai faktor diantaranya adalah dari jumlah penjualan, pangsa pasar hingga jumlah tenaga kerja. Organisasi yang berskala besar artinya organisasi tersebut barangkali memiliki berbagai cabang diberbagai daerah dikarenakan pangsa pasarnya yang luas, dengan demikian memiliki tenaga kerja yang juga tidak sedikit. Tapi walaupun tanpa cabang, organisasi dapat dikatakan berskala besar jika tenaga kerja yang ada berjumlah ribuan seperti pabrik-pabrik garmen penghasil produk-produk konveksi. Organisasi yang berskala besar karena ruang lingkup aktivitasnya yang luas maka memerlukan pendelegasian wewenang dan pekerjaan sehingga dalam mendesain struktur organisasinya pun perlu mempertimbangkan berbagai faktor yang terkait dengan aktifitas yang luas tersebut. Sedangkan organisasi berskala kecil biasanya memiliki jumlah tenaga kerja yang sedikit karena pangsa pasar yang mungkin masih sedikit, jumlah penjualan atau produksi yang juga sedikit. Organisasi yang berskala kecil biasanya memiliki struktur organisasi yang lebih sederhana dan tidak terlalu banyak terjadi pendelegasian wewenang dan pekerjaan.

Teknologi

Faktor teknologi yang dimaksudkan disini adalah terkait dengan cara bagaimana suatu pekerjaan dilakukan. Selain itu juga, faktor teknologi terkait dengan penggunaan alat-alat bantu dalam sebuah organisasi.

Lingkungan 

Lingkungan yang dinamis menuntut organisasi juga untuk menyesuaikan diri secara dinamis. Proses penyesuaian yang dilakukan oleh organisasi juga termasuk dalam penentuan struktur organisasinya. Lingkungan yang dinamis akan mendorong organisasi untuk selalu menyesuaikan struktur organisasi dengan tuntutan lingkungan yang senantiasa berubah. Sebaliknya, lingkungan yang cenderung statis tidak akan terlalu banyak mengubah struktur organisasi.

  2. FUNGSI  STRUKTUR OGANISASI

Fungsi struktur dalam sebuah organisasi adalah memberikan informasi kepada seluruh manusia yang menjadi anggotanya untuk mengetahui kegiatan atau pekerjaan yang harus ia kerjakan, berkonsultasi atau bertanggung jawab kepada siapa, sehingga proses kerjasama menuju pencapaian tujuan organisasi dapat terwujud sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Kejelasan gambaran struktur organisasi akan memberikan kemudahan bagi pimpinan untuk mendistribusikan jabatan kepada seseorang yang tepat, sehingga daya guna dan hasil guna dapat terwujud.

Fungsi atau kegunaan struktur dalam sebuah organisasi dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Kejelasan Tanggung Jawab. Setiap anggota organisasi harus bertanggung jawab dan apa yang harus dipertanggung jawabkan. Setiap anggota organisasi harus bertanggung jawab kepada pimpinan  atau atasan yang memberikan kewenangan, karena pelaksanaan kewenangan itu yang harus dipertanggungjawabkan.
2. Kejelasan Kedudukan. Kejelasan kedudukan seseorang dalam struktur organsisasi sebenarnya mempermudah dalam melakukan koordinasi maupun hubungan karena adanya keterkaitan penyelesaian suatu fungsi yang dipercayakan kepada seseorang.
3. Kejelasan Uraian Tugas. Kejelasan uraian tugas dalam struktur organisasi sangat membantu pihak pimpinan untuk melakukan pengawasan dan pengendalian, dan bagi bawahan akan dapat berkonsentrasi dalam melaksanakan suatu pekerjaan karena uraiannya yang jelas.
4. Kejelasan Jalur Hubungan. Dalam rangka pelaksaan tugas dan tanggung jawab setiap karyawan atau pegawai dalam sebuah organisasi, maka dibutuhka kejelasan hubungan yang tergambar dalam struktur, sehingga jalur penyelesaian pekerjaan akan semakin efektif dan dapat saling menguntungkan.

Pola dasar struktur organisasi sebaiknya tersusun relative permanen, artinya tidak perlu selamanya mengalami perubahan. Dalam aktivitas yang dilakukan harus ada jaminan fleksibilitas, artinya aktivitas itu senantiasa dapat diperluas jangkauannya, namun pola dasar struktur organisasi tidak perlu mengalami perubahan. Yang perlu mendapat perhatian dalam mengisi struktur organisasi adalah manusia yang memiliki kompentensi yang sesuai dengan jenis tugas dalam bagian-bagian tugas atau pekerjaan pada struktur tersebut. Penggolongan aktivitas dalam struktur dapat kita bagi menjadi empat unsure : a)unsur pimpinan; b)unsur pembantu pimpinan; c)unsur pelakasana tugas pokok; dan d)unsur pelaksana tugas-tugas fungsional.

3. PROSES  PENGORGANISASIAN

Seperti yang kita ketahui bahwa organisasi itu penting dalam kehidupan kita sehari-hari. Namun tidak banyak orang yang mengetahui dengan pasti proses pengorganisasian itu seperti apa. Dengan kata lain, proses organisasi itu kurang dipahami secara baik dan benar karena banyak orang menganggap bahwa organisasi itu dibangun karena ada orangnya. Padahal banyak hal yang perlu dan wajib diketahui dalam berorganisasi, termasuk pentingnya mengetahui proses pengorganisasian.

Langsung saja saya paparkan proses pengorganisasian menurut Ernest Dale dalam Buku Manajemen dari James A.F. Stoner sebagai berikut :

1. Memperinci seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi. Karena organisasi itu dibentuk berdasarkan suatu tujuan, maka kita harus merinci seluruh pekerjaan yang akan dilakukan agar dalam proses pencapaian tujuan bisa sesuai dengan apa yang dikerjakan dalam organisasi.
2. Membagi pekerjaan ke dalam aktivitas-aktivitas yang secara logis dan menyenangkan dapat dilakukan oleh seseorang atau oleh sekelompok orang. Biasanya dalam organisasi yang telah merinci pekerjaan apa yang akan dilakukan, organisasi tersebut akan membagi pekerjaan tersebut ke dalam bidang-bidang tertentu, dengan kata lain yaitu pekerjaan dikelompokan sesuai kualifikasinya lalu di bagi ke dalam  bidang-bidang dalam organisasi. Bidang-bidang itu yang akan mengerjakan tugas tersebut.
3. Mengkombinasikan pekerjaan anggota organisasi dalam cara yang logis dan efisien. Setelah dibagi pekerjaan, maka perlu dibagi bagian-bagian atau divisi-divisi organisasi untuk melaksakan pembagian pekerjaan tersebut.
4. Penetapan mekanisme untuk mengkoordinasi pekerjaan anggota organisasi dalam satu kesatuan yang harmonis. Setelah berhasil membagi pekerjaan sesuai bidang organisasi, maka perlu dilakukan koordinasi antar bidang dan pengurus organisasi agar mempermudah pelaksanaan pekerjaan. Terkadang ada suatu bidang dalam organisasi yang akan membutuhkan sumber daya yang sama atau data yang sama, itulah perlunya koordinasi.
5. Memonitor efektivitas organisasi dan pengambilan langkah-langkah penyesuaian untuk mempertahankan atau meningkatkan efektivitas.

 4. ELEMEN-ELEMEN ORGANISASI 

Elemen Dalam Organisasi menurut Henry Mintzberg :

( 5 bagian dasar organisasi )

* The operating core (Para pegawai di produksi)

* The strategic apex (Manajer puncak)

* The middle line (Manajer penghubung operating core & strategic apex)

* The techostructure (Analis u/pelaks. Bentuk standarisasi di org. tsb)

* The support staff (orang di unit staf, pemberi jasa tidak langsung ke org.)

Menurut Henry Mintzberg :

“ Salah satu dari ke 5 bagian organisasi dapat mendominasi sebuah organisasi, di samping itu bergantung bagian mana yang dikontrol maka ada konfigurasi tertentu yang digunakan.”

Konfigurasi organisasi menurut Henry Mintzberg:

1 . Birokrasi Profesional

Kontrol di operating core

Keputusan desentralisasi

2. Struktur Sederhana

Strategic apec dominan

Kontrol/ keputusan sentralisasi

3. Struktur Divisional

Middle management sebagai kontrol

Ada kelompok dari unit otonomi yang bekerja

4. Birokrasi Mesin

Analis dari technostrusture yang dominan

Standarisasi sebagai kontrol

5. Adhocracy

Staf pendukung yang mengatur

5. BENTUK-BENTUK OGANISASI 

Karena organisasi adalah hal yang dinamis, yang menyesuaikan kedinamisannya dengan kedinamisan masyarakat makan sekarang ini dikenal empat macam bentuk organisasi. Masing-masing bentuk ini mempunyai kekuatan/kebaikan dan kelemahan/keburukannya sendiri-sendiri. Keempat bentuk organisasi itu ialah:

1. Organisasi lini (line organization).

2. Organisasi lini dan staf (line and staff organization).

3. Organisasi fungsional (functional organization).

4. Organisasi tipe panitia (committee type of organization).

Organisasi lini

Bentuk-bentuk memiliki sifat-sifat sebagai berikut:

1.Organisasinya kecil,

2.Jumlah karyawan masih sedikit,

3.Pemilik biasanya menjadi pimpinan tertinggi didalam organisasi.

4.Hubungan kerja antara pimpinan dan para bawahan pada umumnya masih bersifat langsung (face to face relationship),

5.Tingkat specialisasi yang dibutuhkan masih sangat rendah,

6.Semua anggota organisasi masih kenal satu sama lain,

7.Tujuan yang hendak dicapai masih sederhana,

8.Alat yang dibutuhkan melaksanakan kegiatan dalam rangka pencapaian tujuan masih sederhana,

9.Struktur organisasi masih sederhana,

10.Produksi yang dihasilkan belum beranekaragam (diversified)

Karena sifat-sifat organisasi lini yang masih serba kecil dan sederhana itu, maka ada beberapa kebaikan bentuk ini meskipun ada pula keburukan-keburukannya.

Kebaikan-kebaikannya. Bentuk organisasi lini mempunyai kebaikan-kebaikan sebagai berikut:

1.Proses pengambilan keputusan dapat berjalan dengan tepat karena jumlah orang yang perlu diajak berkonsultasi masih sedikit,

2.Rasa solidaritas para anggota organisasi pada umumnya msih besar karena masih saling kenal mengenal,

3. Disiplin biaya masih tinggi.

Keburukan-keburukannya. Beberapa keburukan bentuk organisasi lini ialah:

1.Tujuan organisasi sama, atau paling sedikit didasarkan atas tujuan pribadi pimpinan tertinggi dalam organisasi.

2.Kecendrungan bagi pimpinan organisasi untuk bertindak diktatoris atau otokratis cukup besar karena organisasi dipandang sebagai milik pribadi dan oleh karenanya kemauannya yang secara tepat yang harus dituruti.

3.Seluruh organisasi terlalu bergantung pada seorang sehingga kalau seseorang itu tidak mampu melaksanakan tugasnya, maka seluruh organisasi itu terancam oleh tidak-kelangsungan kehidupannya.

4. Kesempatan bagi para karyawan untuk mengembangankian spesialisasi sangat terbatas.

Kiranya tidak terlalu sukar untuk mengerti bahwa tipe organisasi ini sudah kurang sesuai untuk zaman sekarang ini yang diciri oleh kompleksitas, besar organisasi dan banyaknya spesialisasi.

Organisasi lini dan staf.

Organisasi lini dan staf mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:

1.Organisasinya besar dan kompleks.

2.Jumlah karyawannya banyak.

3.Hubungan kerja yang bersifat langsung (face to face) tidak mungkin lagi bagi seluruh anggota organisasi.

4.Terdapat dua kelompok besar manusia didalam organisasi yaitu:

a.Sekelompok orang-orang yang melaksanakan tugas-tugas pkok organisasi dalam rangka pencapaian tujuan. Orang-orang inilah disebut “orang-orang lini” (line personnel).

Orang-orang yang sifat tugasnya menunjang tugas-tugas pokok, baik karena keahliannya, dus bersifat menasehati, maupun yang memberikan jasa-jasa kepada unit-unit operasional dalam bentuk auxiliary service,seperti kegiatan di bidang kepegawaian, keuangan, ketatausahaan umum, arsip dan ekspedisi, kendaraan, peralatan dan perlengkapan kantor, dan lain sebagainya. Orang-orang inilah yang bisa disebut orang-orang staf ( staff personnel) yang melaksanakan fungsi-fungsi staf (staff function)

Menurut pola hubungan kerja, lalu lintas wewenang dan tanggung jawab, maka bentuk organisasi dapat dibedakan sebagai berikut:

• Bentuk Organisasi Garis

Keburukannya;

1.      Seluruh organisasi tergantung pada satu pimpinan (satu orang) dimana bila pimpinan tersebut berhalangan maka organisasi tersebut akan mandek atau hancur.

2.      Ada kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis.

3.      Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.

• Bentuk Organisasi Fungsional

Bentuk ini merupakan bentuk dimana sebagian atau segelintir pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas karena setiap pimpinan berwenang memberikan komando pada bawahannya. Bentuk ini dikembangkan oleh FW Taylor.

Kebaikannya;

1.      Pembidangan tugas-tugas jelas.

2.      Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan semaksimal mungkin.

3.      Digunakannya tenga-tenaga ahli dalam berbagai bidang sesuai dengan fungsinya.

Keburukannya;

1.      Karena adanya spesialisasi kerja maka akan sulit untuk mengadakan tour of duty.

2.      Karyawan lebih mementingkan bidangnya sehingga sukar untuk melaksanakan koordinasi.

• Bentuk Organisasi Garis dan Staff

Bentuk ini umumnya dianut oleh organisasi besar, daerah kerja yang luas, mempunyai bidang tugas yang beraneka dan rumit serta jumlah karyawan yang banyak. Bentuk ini diciptakan oleh Harrington Emerson.

Kebaikannya;

1.      Dapat digunakan pada setiap organisasi yang besar, apapun tujuannya, luas organisasinya,dan kompleksitas susunan organisasinya.

2.      Pengambilan keputusan lebih mudah karena adanya dukungan dari staf ahli.

3.      Perwujudan “the right man in the right place”lebih mudah terlaksana.

Keburukannya;

1.      Sesama karyawan dapat terjadi tidak saling mengenal, solidaritas sulit terbangun

2.      Karena susunan organisasinya yang koompleksitas, maka kesulitannya adalah dalam bidang koordinasi antar divisi atau departemen.

• Bentuk Organisasi Fungsional dan Staff

Bentuk ini merupakan kombinasi dari bentuk organisasi fungsional dan bentuk organisasi garis dan staff. Adapun kebaikan dan keburukan dari bentuk organisasi ini adalah juga merupakan kombinasi dari bentuk diatas.

Sumber:

http://luffybersahabat.blog.com/2011/01/19/struktur-organisasi/

http://www.psychologymania.com/2012/11/faktor-faktor-yang-mempengaruhi_25.html

http://studimanajemen.blogspot.com/2012/09/proses-pengorganisasian.html

http://niladwipsikologi.wordpress.com/2010/10/13/elemen-dan-konfigurasi-dalam-organisasi/

http://edukasi.kompasiana.com/2013/06/13/bentuk-bentuk-organisasi-568634.html

http://belajarmanagement.wordpress.com/2010/02/24/bentuk-bentuk-organisasi/